Veelgestelde vragen over inventarisatie in de apotheek

In deze blogpost beantwoordt Mark Humphreys, Client Relationship Director bij Orridge, veelgestelde vragen over inventarisatie.

VAAK GESTELDE VRAGEN…

Waarom moet ik een inventarisatie doen?

De belangrijkste reden om de voorraad van uw apotheek minimaal één keer per jaar te laten taxeren, is dat het uw financiële administratie valideert en uw accountant tevreden houdt.

Bij een inventarisatie worden ook eventuele voorraadproblemen geïdentificeerd, zoals beschadigde artikelen, producten die over de datum zijn of waarvan de houdbaarheidsdatum kort is, artikelen die niet meer verkocht kunnen worden, enzovoort.

Als u een voorraadbestelsysteem gebruikt, kunt u door het opnieuw instellen van de 'voorraad in voorraad' van de apotheek onvermijdelijke onjuistheden identificeren. Dit leidt tot een betere aanvulling van de voorraad, een betere beschikbaarheid in de schappen en een grotere klanttevredenheid.

Waarom is voorraadbeheer zo belangrijk in apotheken?

Beschikbaarheid van voorraad is van het grootste belang voor de goede gang van zaken in uw apotheek. U wilt uw klanten bedienen, en dat kunt u niet doen als u het product niet hebt dat zij moeten verstrekken.

Door uw voorraad goed onder controle te houden, kunt u uw patiënten/klanten een consistentere service bieden.

Goed voorraadbeheer stimuleert ook de voorraadefficiëntie. Als u een duidelijk zicht hebt op de productniveaus en de typische vraag ernaar begrijpt, kunt u de voorraadinkoop optimaliseren en productoverschrijdingen voorkomen.

Voorraadbeheer helpt ook om voorraadverspilling te beheersen. Als uw voorraadniveaus regelmatig de vraag overtreffen, leidt dit ertoe dat artikelen verouderd raken en verspild worden. Niemand wil dit en goed voorraadbeheer is een geweldige manier om dit te voorkomen.

Ik heb een inventarisatie geboekt. Hoe moet ik me voorbereiden?

Zorg ervoor dat uw voorraadbeheerder een redelijke schatting krijgt van de waarde van de voorraad in de apotheek. Als dit verdeeld kan worden over NHS- en OTC-voorraad, zullen ze u dankbaar zijn. Met deze informatie weet u zeker dat het juiste aantal voorraadbeheerders wordt toegewezen om de telling nauwkeurig en op tijd uit te voeren.

Informeer de inventarisateur vooraf over ongebruikelijke zaken, zoals voorraad van buitenaf of een onverwachte levering van stoffen.

Het is ook erg handig om uw voorraad overzichtelijk te houden. Zorg ervoor dat artikelen van hetzelfde type gegroepeerd zijn (niet van voor naar achter door elkaar) en identificeer en scheid uw voorraad met een korte houdbaarheidsdatum, een overdatum en beschadigde/onverkoopbare artikelen.

Moet ik nog ergens anders op letten?

Spreek een paar weken voor de telling met uw voorraadleverancier. Een goede leverancier zal u door alle belangrijke aspecten heen praten en wat er van u en uw team op de dag zelf wordt verwacht. Ze zullen het hebben over hoe scripts worden verantwoord, uw hulp met de gecontroleerde medicijnkast, enzovoort.

Het kan in het begin veel zijn om te verwerken, maar in de praktijk gaat het zelden mis. Wij voeren elk jaar duizenden apotheekinventarisaties uit zonder problemen!

Wilt u meer weten over onze inventarisatiediensten en verwerken, neem contact op met ons apotheekteam - pharmacy@orridge.co.uk of bel 01922 472000